EVI FAQ

MEDARBEJDERSIDEN

Hvordan kan målingen sige noget om både trivsel og stress på én gang?

Trivselscore:
De 15 spørgsmål er udvalgt baseret på internationale metastudier, der har undersøgt, hvilke spørgsmål der har den største sammenhæng med trivsel.

Stress-risiko:
Derudover har vi sammenholdt ca. 1000 personers besvarelser af de 15 spørgsmål med deres besvarelser på den internationalt anerkendte stress-måling Perceived Stress Scale 10 (PSS10). Derigennem har vi kortlagt, hvordan hvert enkelt spørgsmål hænger sammen med risikoen for stress. Hvert spørgsmål vægter altså forskelligt ift. stress-risiko.

Hvordan sikrer AS3, at de data, som medarbejdere afgiver i forbindelse med en måling, forbliver anonyme?

Den enkelte medarbejder, der besvarer en trivselsmåling, har altid adgang til sine egne besvarelser i systemet - også fra tidligere besvarelser. Derudover er medarbejderens egne noter også anonyme og kan ikke tilgås af andre. Det hele er gemt bag log-in.

Vi har sikret målingen, så den lever op til GDPR. Der er en beskrivelse af, hvordan det fungerer, når medarbejderen modtager målingen. Ligeledes kan de her se, hvordan de kan få udleveret eller slette egen data.

EXPLORER

Hvorfor er nogle segmenters data skjult?

For at sikre anonymitet ved rapportering i Evi har målingen en generel grænseværdi på 5 gyldige besvarelser, før data frigives for et segment.

Da Evi både giver mulighed for varierende segmentstørrelser, og segmenter der overlapper, kan en medarbejder indgå i flere segmenter. Der kan derfor opstå en række “konflikter”, som - for at sikre medarbejdernes anonymitet - begrænser jeres adgang til rapportering på segmentniveau.

Generelt set gælder det, at:

1. Segmenter må ikke være mindre end grænseværdien.

• Eksempel: Hvis et segment “Topledelse” blot opnår 4 besvarelser, er segmentet for lille og resultaterne for “Topledelse” vises ikke (se billedet)

2. Segmenter - eller kombinationer af segmenter - må ikke blive så store, at de ekskluderer et antal besvarelser, der er mindre end grænseværdien. Dette gælder i hele organisationen eller et i andet segment, der fuldstændig omfatter andre segmenter/segment-kombinationer.

Hvis et antal besvarelser (færre end 5), skaber en konflikt med et andet segment, vil det være muligt at fravælge disse få besvarelser, så de ikke indgår i datasættet. Der vil således være tale om 1-4 besvarelser, som ikke vil indgå i datasættet. Du vil modtage rådgivning herom fra din AS3-konsulent.

• Eksempel med ét segment: Hvis en virksomhed har 20 besvarelser og 16 er i segmentet “Konsulenter”, så er det segment for stort, da man ved sammenligning af virksomhedens resultater og de 16 i “Konsulenter” kan udlede et pseudo-segment af “Ikke-Konsulenter” på 4 besvarelser. Derfor vil resultater for “Konsulenter” ikke blive vist (se billedet)

• Eksempel med en kombination af segmenter: Hvis en virksomhed har 20 besvarelser og 9 er i segmentet “Funktionærer”, 8 er i segmentet “Timelønnede”, så giver kombinationen af “Funktionærer + Timelønnede” mulighed for at udlede et pseudo-segment på 3 besvarelser, hvilket er færre end grænseværdien. Derfor vil resultater for det lavest prioriterede af segmenterne “Funktionærer” og “Timelønnede” ikke blive vist (prioriteringen bestemmer I selv via Evi’s administrationsmodul). (Se billede)

• Avanceret eksempel med en kombination af segmenter: Hvis et segment, “Finans” har 20 besvarelser og 9 er i segmentet “Finans-løn”, 8 er i segmentet “Finans-controlling”, så kan kombinationen af “Finans–løn + Finans-controlling” give mulighed for at udlede et pseudo-segment på 3 besvarelser (“Finans, som ikke er i Finans-løn + Finans-controlling), hvilket er færre end grænseværdien. Derfor vil resultater for det lavest prioriterede af segmenterne “Finans”, “Finans-løn” og “Finans-controlling” ikke blive vist (prioriteringen bestemmer I selv via Evi’s administrationsmodul). (Se billede)

Desuden gælder det, at:

3. Hvis to segmenter har en fællesmængde af besvarelser under grænseværdien, men dog også besvarelser, der ikke er fælles, så kan vi rapportere gennemsnit for trivselsspørgsmål og -indeks. MEN, vi kan ikke vise frekvensdata og stressrisiko for det lavest prioriterede af de segmenter, der indgår i konflikten.

• Eksempel: 3 besvarelser afgives af medarbejdere, der både indgår i segment “Sjælland” og segment “Sælgere”. Her vil vi ikke vise frekvensdata og stressrisiko for det lavest prioriterede af segmenterne. (Se billede)

Hvilke ledere kan se hvilke data?

Dette aftaler vi med din virksomhed.

Nogle virksomheder vælger 100% transparens, hvor alle kan se data for hele organisationen. De fleste vælger begrænset tilgang, således man kan se sit eget team og et gennemsnit for virksomheden. HR vil typisk have adgang til al data.

Er der undtagelser?

Hvad beholder min virksomhed, hvis abonnementet opsiges? Og hvem har adgang til vores data undervejs?

Din virksomhed kan udskrive rapporter, indtil abonnementet udløber. Derefter lukkes der for jeres adgang til systemet.

AS3 kan slette data, hvis det ønskes.

Evi API

Et API er en feature, der tillader software-programmer at kommunikere direkte med hinanden. API står for Application Programming Interface. Med Evi API er det muligt at trække resultater fra trivselsmålinger ud som ren data og det er muligt at udvikle software, baseret på disse udtræk.

Evi API's muligheder

Ved at benytte Evi API kan en virksomhed eksempelvis:

1. Trække resultater ind i deres egne ledelses-’dashboards’
2. Lave nye data-visualiseringer
3. Lave automatiserede rapporter i det format og med de elementer, man ønsker
4. Slippe kreativiteten løs og for eksempel lave en fysisk installation, der påvirkes af organisationens trivsel: Et hjerte, der skifter farve eller et slag på en gong-gong, når trivslen når over 8,7?

Et API er teknisk

Det er vigtigt at være opmærksom på, at et API kræver en god teknisk forståelse og i flere tilfælde også programmeringsevner. Med Evi API kan du let hente basale data ind i eksempelvis Microsoft Power BI eller Excel. Men, hvis du ønsker avancerede funktioner, som eksempelvis filtrering og logiske udfald, skal du kunne programmere i et vist omfang.

Evi API er tilgængeligt i det udvidede og komplette abonnement.

RAPPORTER

En person har sagt, at vedkommende har delt en rapport med mig, men jeg har ikke modtaget en email?

Se venligst din spam mappe i dit e-mailprogram (det kan også kaldes "junk", "uønsket" eller lignende). Hvis du finder e-mailen der, skal du højreklikke og markere e-mailen som "ikke uønsket" eller afsenderen som "betroet afsender". Flyt nu e-mailen til din indbakke og klik på linket til rapporten. Hvis det stadig ikke findes, kan du logge ind på https://eviapp.as3transition.dk/reports  for at finde alle rapporter, der er delt med dig - uanset modtagne e-mails.

Hvordan deler jeg en rapport med en kollega?

Du går til https://eviapp.as3transition.dk/reports og åbner den rapport, du ønsker at dele. Klik derefter på "del rapport" og indtast personens email. Derefter skal du definere modtagerens rettigheder som "ejer", "kan skrive" eller "kan læse". Hvis modtageren skal kunne distribuere rapporten med andre kolleger, skal du vælge "ejer".

Er det muligt at gemme en rapport som pdf og/eller printe den ud?

Ja, når du er inde på selve rapporten, vælger du funktionen øverst i højre hjørne ”print rapport”. Her kan du nøjes med at gemme den som pdf eller vælge også at printe den.

Hvor kan jeg som leder søge oplysninger om trivsel og stress?

Hvis du er leder, finder du information i det online ledertræningsprogram, som du har adgang til.

Der kan du læse om forskellige aspekter af målingen før, under og efter, den er gennemført.

Derudover kan du finde viden på portalen om, hvad stress er, og hvem der har hvilket ansvar i organisationen. Du kan desuden få gratis, telefonisk ledersparring ved at henvende dig til trivselsraadgiver@as3.dk. 

MÅLINGER

Hvor mange spørgsmål kan man tilføje? Og kan de være kvalitative?

Hvis din virksomhed har tilkøbt muligheden for at tilføje egne spørgsmål, kan I vælge at tilføje op til 5 spørgsmål. Det er muligt at anvende følgende tre svarskalaer:

• 0-10
• 0-5
• Ja/nej

Kan jeg udskifte nogle af vores egne tilføjede spørgsmål fra den ene måling til den næste?

Ja

Kan vi udsende forskellige ekstra spørgsmål til forskellige afdelinger?

Ja, der kan både måles i forskellige områder af organisationen på forskellige tid samt udsendes forskellige ekstra spørgsmål til forskellige afdelinger.

TEKNISK

Hvad er den officielle Url til Evi?

Løsningen er en SaaS, der har samme URL for alle brugere. Den er https://app.eviapp.com

Kan målingen udsendes uden brug af e-mail-adresser?

Nej, lige nu er målingen begrænset til udsendelse og besvarelse via e-mail. Det er den eneste måde AS3 kan sikre, at den enkelte besvarelse er unik. De personer, der skal svare på en måling, behøver imidlertid ikke at anvende en virksomheds-e-mail. En privatmail fungerer fint, selvom der er større risiko for, at mailen kan ende i spam.

Lige nu er e-mailen det bedste, der findes - og der er umiddelbart ikke udsigt til at ændre på dette. Flere aktive kunder har medarbejdere, der bruger privat mail og det fungerer fint.

IT SIKKERHED

Hvor gemmer Evi mine data?

Evi er en cloud-baseret service. Det vil sige, at vi ikke gemmer data på én bestemt computer, på én bestemt lokation. Evi benytter Microsoft Azure platformen, der sikrer at data opbevares på datacentre i vesteuropa, mere specifikt Amsterdam i Holland. Det giver hurtige svartider, bedre oppetid og reducerer risiko for beskadigelse af data ved fx brand eller naturkatastrofer. Endelig sikrer det, at data altid er beskyttet med de nyeste metoder.

Hvordan sikres den enkelte respondent anonymitet?

Kun den enkelte medarbejder kan se sine egne resultater. Medarbejdere med administrativ adgang kan se et gennemsnit af besvarelser for grupper af minimum 5 gyldige besvarelser. Det er heller ikke muligt for en administrativ medarbejder at se, om en medarbejder har deltaget eller valgt ikke at deltage i målingen.

Hvordan kan det være en anonym måling, når man kan få fat i sine historiske data uden login?

Data vil altid være beskyttet af login. Anvender du den samme PC’ere eller tablet samt browser som ved sidste måling, kan du dog slippe for at skulle oplyse login påny, da din browser kan genkende dig. Deler du computeradgang med andre medarbejdere, bør du huske at logge ud igen efter login.

Hvordan kan det være en anonym måling, når man kan besvare uden login?

Ved hver måling laver Evi en unik og hemmelig sti til hver medarbejder og sender den som et link via medarbejderens personlige mailadresse. Kun via dette link kan medarbejderen besvare den enkelte måling og se sit eget resultat. Ønsker medarbejderen at se sine tidligere besvarelser og udvikling, kræver dette et login, som er unikt for medarbejderen. Login bliver muligt ved hjælp af et engangs-password, der sendes til medarbejderens personlige arbejds-mailadresse.

Hvem har adgang til målingens resultater i Evis administration-interface?

Organisationens resultater kan kun ses i anonym form og kun af administrative medarbejdere, der har fået specifik adgang til dette af din virksomheds ledelse. Rådgivere fra AS3 Transition har ligeledes adgang til data i anonym form, hvis de har fået specifik adgang af din virksomheds ledelse.

Hvem har adgang til databasen med brugerdata og resultater?

Hos AS3 A/S har kun softwareudviklere adgang til databasen. Der er altså ikke adgang til databasen for organisationens medarbejdere eller rådgivere fra AS3 Transition. De benytter i stedet Evis administrations-interface.

Hvad sker der med organisationers data, hvis Evi-abonnementet afsluttes?

Hvis en virksomhed vælger at opsige sit abonnement, vil alle medarbejderdata blive slettet i henhold til GDPR. Alle individuelle besvarelser vil samtidig blive “obfuskerede”, så de ikke kan spores tilbage til en person eller virksomhed.

Hvordan påvirker det IT-sikkerheden, hvis vores medarbejdere bruger private mails?

Sikkerheden og kvaliteten af målinger er afhængigt af, at medarbejderen har en individuel mailadresse, og at medarbejderen alene har adgang til at læse mails i den. Det gælder både for virksomhedsmail og private mailadresser. Vi anbefaler altid at benytte virksomhedsmail, da det giver organisationens IT-driftsansvarlige mulighed for at garantere mail-sikkerhed og minimere risikoen for at mails fra Evi lander i spam-folderen.

Er Evi krypteret med SSL?

Ja, med certifikater fra Sectigo: https://sectigo.com/ssl-certificates-tls

Hvordan logges der på systemet? Er det kun brugernavn og password, eller er der mulighed for 2-faktor validering?

Den enkelte bruger logges på systemet med enten email-adresse (vi anbefaler, at det er virksomhedens) + password eller med "expiring, one time, magic links", der sendes til email-adressen. Der er pt. ikke mulighed for 2-faktor validering eller SSO.

Er der mulighed for IP restriction, så kun vores Public IP tillades til jeres system?

Nej. Systemet vil altid være tilgængeligt fra flere IP-adresser, hvilket også er en fordel, når mange tilgår løsningen fra deres smartphones.

Er data opbevaret sikret mod nedbrud?

Der bliver lavet automatiske backups af databaserne i Evi på flere fysiske lokationer. Dermed er Evi sikret mod skader på serverne eller naturkatastrofer på datacentret.