Hvad er trivsel egentlig?

Det er veldokumenteret, at stress og mistrivsel er en udfordring på det danske arbejdsmarked. Ifølge Stressforeningen koster stress det danske samfund 14 milliarder kroner om året i form af sygedage, tidlige dødsfald og udgifter til sundhedsvæsnet.

Det er 40 millioner kroner. Hver dag.

Der er heldigvis meget, som virksomheder kan gøre for at styrke medarbejdernes trivsel og dermed forebygge stress. På siden her fortæller vi alt - eller i hvert fald en hel del, som du bør vide om trivsel, og hvordan din virksomhed kan forbedre det psykiske arbejdsmiljø. 

Stadig flere arbejder aktivt for at fremme trivsel

Trivsel er en forudsætning for, at medarbejdere kan præstere deres bedste over en længere periode. I løbet af de seneste år er trivsel kommet på dagsordenen hos de fleste virksomheder. 

Samtidig er virksomheder blevet bevidste om, at trivsel er en af de mest afgørende faktorer, når det handler om at fastholde medarbejdere og reducere sygefravær. Der er simpelthen økonomi i god trivsel.

Denne definition bruger vi som pejlemærke her på siden. Det er en definition, der tager trivsel alvorligt og forbinder begrebet til opgaveløsningen.

Trivsel på arbejdspladsen 

Der findes ikke noget standardiseret trivselsprogram, som alle virksomheder kan bruge, når de vil skabe trivsel på arbejdspladsen.

Enhver virksomhed og gruppe af medarbejdere arbejder nemlig under forskellige krav og med forskellige ressourcer til rådighed. Forskellige medarbejdere har derudover forskellige behov, der skal indfries for, at de trives.

Derfor begynder enhver trivselsindsats med, at den enkelte virksomhed og virksomhedens medarbejdere afklarer, hvad trivsel betyder for dem. De centrale spørgsmål er: Hvordan ser god trivsel ud hos os, og hvilken forskel vil det gøre, hvis vi kommer derhen?

Når medarbejdere og ledere tager stilling til, hvad trivsel på arbejdspladsen betyder for dem, betyder det som regel, at et vigtigt succeskriterium bliver opfyldt: Vi bliver nemlig bevidste om, hvilket ansvar og hvilke muligheder vi hver især har for at påvirke det psykiske arbejdsmiljø.

6 grunde til at arbejde med trivsel? 

Virksomheder er optaget af resultaterne på bundlinjen, og det harmoner faktisk ret godt med at have en målrettet trivselsindsats. Professor Per Langaa Jensen, DTU Management, siger det på denne måde:  

”På kort sigt er et godt arbejdsmiljø en udgift. På lang sigt er det en forudsætning for virksomhedens overlevelse. Det handler om at skabe attraktive arbejdspladser, tiltrække og beholde de dygtige medarbejdere. Virksomhederne skal tænke investering i stedet for udgifter, når de forbedrer arbejdsmiljøet.” 

Lad os se nærmere på, hvordan styrket trivsel hjælper en virksomhed med at opnå bedre resultater.

1. Trivsel er en forudsætning for, at den enkelte medarbejder kan præstere på sit job og over en længere periode løse sine opgaver på bedste vis 
2. Når en medarbejder trives, bliver vedkommende mere kreativ. Medarbejderen får energi til at tænke nye tanker og får lyst til at udvikle og forbedre sig
3. En medarbejder, der trives, har mere overskud til venner, familie og fritid. Det smitter af på medarbejderens præstationer på arbejdet og øger medarbejderens stolthed og glæde over sine faglige præstationer
4. Trivsel har positiv betydning for medarbejderens helbred. Når medarbejderen trives, styrkes immunforsvaret og vedkommende er mindre syg og får mere energi
5. Medarbejdere, der trives, har overskud til at hjælpe en kollega, som måske ikke trives. Det kan både være en hjælpende hånd til en opgave eller en god snak om det, som er svært lige nu
6. Trivsel øger fastholdelsen af medarbejdere – hvilket er særligt væsentligt i en tid, hvor danskeren er Europamestre i at skifte job, og der er mangel på specialister.

Virksomheder, som fokuserer på at forbedre det psykiske arbejdsmiljø, oplever, at sygefraværet falder. Medarbejdere kan nemlig ikke være stressede og trives på samme tid.   

Trivsel er en forebyggende faktor i forhold til stress. Vi kan gå så langt som at sige, at trivsel og stress udelukker hinanden. Ved at øge trivsel på arbejdspladsen kan virksomheder bekæmpe stress. Men det er vigtigt at være opmærksom på forskellen mellem at være stresset og være presset.

Forskel på stress og pres

Stress er en skadelig faktor, som nedbryder trivsel på den lange bane.

At være presset er derimod en almindelig del af et moderne arbejdsliv. De fleste vil opleve, at de i perioder har flere opgaver end sædvanligt. En medarbejder, der i en afgrænset periode oplever at være presset, kan samtidig sagtens trives.

En tungere arbejdsbyrde, i en begrænset periode, kan sagtens forenes med at trives. Medarbejderen kan have et godt samarbejde med kolleger, en oplevelse af tilfredsstillende opgaveløsning eller mening i sit arbejdsliv, selv om der er mange opgaver på vedkommendes bord.

Dårlig trivsel på arbejdspladsen

Pres kan være okay, men et presset arbejdsliv er ikke holdbart på længere sigt. Kun i en begrænset periode kan det lade sig gøre at arbejde over evne og samtidig trives. 

Stress skader til gengæld samarbejdsrelationer og evnen til at kommunikere og løse opgaver. Stress er aldrig foreneligt med at trives.

Balance mellem krav og ressourcer 

I snart 30 år har vi beskæftiget os med, hvad et godt psykisk arbejdsmiljø er. Vi har gentagne gange oplevet, hvilke faktorer der er afgørende for, om mennesker trives eller mistrives i deres arbejdsliv.

Vores erfaring viser klart, at vi som mennesker har brug for at opleve balance mellem de krav, vi stilles overfor, og de ressourcer vi har til rådighed.

Afgørende balance

Om et menneske kan trives på længere sigt i sit arbejdsliv, afhænger af balancen mellem krav og ressourcer.

• Krav: Kan være de indre krav, det enkelte menneske stiller til sig selv, men også ydre krav, som opleves fra organisationen, lederen eller kollegerne.
• Ressourcer: Kan inddeles i indre og ydre ressourcer. De indre ressourcer tæller eksempelvis kompetencer, fysisk formåen og hvordan det enkelte menneskes overordnede trivsel er. De ydre ressourcer er dem, som vi kan støtte os op ad. Eksempelvis et samarbejde med kolleger, et særligt værktøj eller IT-system.

For at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø skal virksomheder være opmærksomme på medarbejderens oplevelse af balancen mellem krav og ressourcer.

Eksempelvis kan kollegialt samarbejde være et udfordrende krav for den ene, mens det er en stor ressource for den anden, så den subjektive oplevelse er afgørende

3 zoner

For at styrke den fælles forståelse af, hvad et godt psykisk arbejdsmiljø er, kan virksomheder arbejde med 3 zoner, som er knyttet til trivselsmodellen.

• Den grønne zone er stedet, hvor vi har det godt. Her trives vi og er i flow. Det er her, vi ligger, når vi yder vores bedste
• Hvis vi ikke restituerer og passer på os selv, går vi ind i den gule zone. Her optræder en række fysiske, psykiske og sociale udfordringer, og vi bliver væsentligt mindre produktive
• Hvis ikke vi kommer tilbage fra den gule zone, kan vi ende i den røde zone, hvor vi finder begreber som stress, udbrændthed, depression og sygemelding. Befinder din medarbejder sig i denne fase, anbefaler vi rådgivningsforløbet stresscoaching, så medarbejderen hurtigt og sikkert kan komme tilbage i trivsel. 

Af indlysende årsager er der ingen, der har interesse i, at en medarbejder havner i  rød zone. Derfor er det afgørende at få skabt et fælles sprog, så både virksomhed og medarbejdere hurtigt kan identificere, når der er udfordringer i forhold til det psykiske arbejdsmiljø.

For at styrke trivslen på arbejdspladsen, er det vigtigt, at alle dele af organisationen tager ansvar for det psykiske arbejdsmiljø.

I udgangspunktet ser rollefordelingen hos en virksomhed sådan ud:

• Topledelsen skal skabe rammerne for et godt psykisk arbejdsmiljø og være rollemodeller
• Lederne skal kende deres medarbejdere og være i stand til at tage en dialog med deres medarbejdere om trivsel og stress. Derudover skal lederne have de nødvendige ressourcer til at håndtere deres egen trivsel
• Medarbejderne har ansvaret for at kende de rammer, som er nedsat af direktionen. Det er også den enkelte medarbejders eget ansvar at kende sig selv og vide, hvornår han eller hun skal sige til eller søge hjælp.
• En række støttefunktioner som eksempelvis HR, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter har medansvar for at sikre medarbejdernes trivsel og samarbejde med ledelsen.

• Læs om IGLO-modellen her: Stresshåndtering er som kunsten at løfte i flok
   

5 punkter, som lederen kan gøre 

1. Reager omgående

Når lederen opfanger signaler på stress eller dårlig trivsel, er det vigtigt at reagere omgående. Vent ikke. 

Men chancerne for at undgå en langtidssygemelding forbedres væsentligt, hvis symptomer på stress fanges i opløbet.

2. Vær opmærksom på signaler

For at kunne hjælpe medarbejdere, der er i farezonen for at blive ramt af stress, er det vigtigt, at lederen er tæt nok på sine medarbejdere og kender dem godt nok til at spotte ændringer i adfærd, da det netop er ændringerne, der er lederens vej ind til den indledende dialog.

Alle symptomer skal holdes op imod, hvordan medarbejderen plejer at agere. Derudover skal lederen selvfølgelig kende de typiske stresssignaler, som blandt andet er:

• Humørsvingninger
• Nedsat præstationsevne
• Ubeslutsomhed og reduceret performance
• Øget brug af stimulanser som kaffe og cigaretter
• Social isolation og afvisning af kontakt.

3. Tag den svære samtale

Selv om lederen konstaterer, at en medarbejder mistrives, kan det være svært at komme vedkommende i møde på en ordentlig måde.

Lederen er måske nervøs for, hvordan medarbejderen reagerer. Det kan godt opleves som grænseoverskridende at skulle tale om noget personligt og følelsesmæssigt som trivsel.

Men samtalen skal finde sted og hurtigst muligt. Lederen kan afholde samtalen på denne måde 

• Indkald medarbejderen ved at henvende dig personligt
• Forbered de spørgsmål, du indledende vil stille – tag hensyn til jeres relation
• Lyt til medarbejderen og stil spørgsmål i direkte relation til det, der bliver sagt
• Lav klare aftaler om næste skridt, baseret på det, I har diskuteret
• Følg op på disse aftaler inden for en periode på max 14 dage

4. Arbejdsrammer forebygger stress 

Det er lederens ansvar, at den enkelte medarbejder arbejder inden for rammer, der bidrager til at reducere stress i det daglige.

Medarbejderen skal have en oplevelse af:

Kontrol: Det giver en følelse af tryghed at have mulighed for at udøve indflydelse på sit arbejde. Medarbejdere, der er i kontrol med deres arbejde, vil opleve, at stressniveauet reduceres.

Forudsigelighed: Forandringer er en del af hvilket som helst arbejdsliv, men for mange nye opgaver medfører, at medarbejderen aldrig får tid til at oparbejde solid erfaring. Det kan give en følelse af usikkerhed og af, at medarbejderen ikke er i stand til at håndtere sine opgaver.

Fremdrift: Medarbejderen skal have mulighed for at opleve, at en opgave når i mål og bliver afsluttet. I det daglige arbejde skal medarbejderen have mulighed for at markere, at en opgave er veloverstået.

5. Lederens ansvar som rollemodel

Medarbejderen skal opleve, at lederen har fokus på sin egen trivsel og prioriterer en sund work-life balance. Hvis ikke lederen går forrest, kan det nemlig være svært for medarbejderne at prioritere deres egen trivsel.

Når lederen tager trivsel alvorligt, bliver hele organisationen opmærksom på vigtigheden af det psykiske arbejdsmiljø.

Mange virksomheder ønsker at forbedre medarbejdernes trivsel. Skal indsatsen gøre en forskel, kræver det en trivselsstrategi. 

En trivselsstrategi bør være konkret og operationel. Den skal, ligesom andre strategier, tilskynde til en målrettet indsats, som i sidste ende kan aflæses på bundlinjen.

I dette afsnit skal vi se nærmere på, hvordan en trivselsstrategi bliver til.

Den overordnede vision

En trivselsstrategi skal formulere den helt store vision for virksomhedens trivselsindsats. Det kan være:

“Vi ønsker en virksomhed, hvor alle har fokus på trivsel, og hvor alle ved, hvordan de skal arbejde med at sikre en god trivsel på arbejdspladsen samt håndtere og forebygge stress.”

Virksomhedens topledelse skal være med til at formulere trivselstrategien og tage ejerskab for den, men det vil typisk være HR i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen, der skriver selve trivselspolitikken.

Konkret og handlingsorienteret

Visionen kan måske fremstå luftig og en smule uklar i sine forventninger til organisationen. Det er derfor vigtigt, at visionen bliver konkret og handlingsorienteret, så alle medarbejdere forstår, hvordan de kan bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø.

HR og arbejdsmiljøorganisationen skal udvikle handlingsplaner for, hvordan virksomheden skal arbejde med trivsel for at opfylde visionen. 

Det kunne være gennem et trivselshjul, som kortlægger hvilke trivselsindsatser, der skal arbejdes med i løbet af året.

Ansvaret skal fordeles

I det daglige arbejde med trivsel spiller medarbejdernes nærmeste ledere en absolut nøglerolle. Lederne skal sandsynligvis trænes, før de kan påtage sig ansvaret, for det er ikke alle, som tidligere har arbejdet med trivsel.

Visionen skal brydes ned i delelementer, og alle delelementer skal placeres rundt om i organisationen.

Det er ikke topledelsens ansvar at udføre den daglige trivselsindsats, men topledelsen skal sørge for, at ansvaret bliver fordelt.

Trivselsmåling kan skabe værdi for din virksomhed

Et af de redskaber, som bedst hjælper virksomheder med at styrke det psykiske arbejdsmiljø, er trivselsmålinger.

1. Trivselsmålinger giver virksomheder et kontinuerligt overblik over medarbejdernes trivsel. AS3 har udviklet vores eget digitale værktøj til trivselsmåling, Evi, i samarbejde med vores kunder.

Systemet måler trivslen og stressrisikoen med jævne mellemrum – frem for det mere traditionelle målinger, der tager temperaturen en gang om året. På den måde bliver det muligt at justere og vurdere trivselsindsatsen løbende, da man har et reelt billede at arbejde ud fra – for at forbedre medarbejdernes arbejdsglæde og performance.

Problemer håndteres tidligt

Ved hyppigt at måle trivsel får virksomheder et faktuelt grundlag at træffe beslutninger ud fra. Et øget kendskab til medarbejdernes trivsel sikrer, at virksomhedens ledelse kan foretage de ændringer, der er nødvendige for at bevare et godt psykisk arbejdsmiljø.

De problemer, der måtte presse medarbejdere, kommer frem i lyset og bliver håndteret. Ved at tage udfordringer i opløbet, sikrer virksomheden, at mistrivsel ikke får lov til at have en negativ effekt på hverken arbejdsglæde eller performance.

Det er til gavn for både den enkelte medarbejder og virksomhedens bundlinje.

Hyppige trivselsmålinger

I mange organisationer er det standard at foretage en enkelt årlig medarbejderundersøgelse, som er stort opsat og kræver en masse efterbehandling. Svagheden ved denne fremgangsmåde er, at der kan gå flere måneder fra, at medarbejderne har svaret på spørgsmål til, at der ligger en handlingsplan.

Virksomheden risikerer, at hele præmissen har ændret sig, når handlingsplanen er klar til at blive effektueret. For at trivselsmålinger kan gøre en reel forskel, skal medarbejderne derfor spørges med 4-8 ugers mellemrum.

På den måde får ledelsen et retvisende billede af, hvordan medarbejdernes trivsel er og en realistisk chance for at håndtere eventuelle udfordringer.

Feedback og motivation styrker trivsel

En god feedback-kultur er et af de elementer, der sikrer et tillidsfuldt forhold mellem ledere og medarbejdere, og på den måde øger en sådan kultur både trivsel og performance.

For den enkelte medarbejder har det stor betydning, at virksomheden praktiserer en åben samtalekultur. Der skal være plads til at diskutere både professionelle og personlige forhold med ledelsen.

Medarbejderen skal have tillid til, at han eller hun bliver mødt med både professionalitet og forståelse. Det skal altid være muligt at fortælle om sine udfordringer på arbejdspladsen, uden at det får utilsigtede konsekvenser, medfører urimelig kritik eller løftede pegefingre.

Den rigtige motivation 

Trivsel og motivation er tæt forbundet. Medarbejdere, der motiveres på den rigtige måde, får ikke blot et mere tilfredsstillende arbejdsliv, men kan præstere bedre på den lange bane.

Motivation kan inddeles i to kategorier: Indre og ydre motivation.