Ledelse af en stressramt medarbejder
Her får du indsigt i dine 5 opgaver som leder, når stress-sygemeldingen rammer dit skrivebord. Denne viden vil bidrage til, at du kan lede din stress-sygemeldte medarbejder trygt tilbage til arbejdspladsen.
01: TAG KONTAKT OG HOLD DEN
Før du kontakter din medarbejder, kan det være en god ide at søge sparring hos en lederkollega, HR eller ekstern part. Det kan hjælpe dig med at få overblik over situationen, så du kan være nærværende overfor din medarbejder.
Ved første kontakt kan der være mange forestillinger hos både dig selv og medarbejderen om, hvad der har drevet sygemeldingen, samt hvad den kommer til at betyde for medarbejderen.
I den første samtale er målet dog hverken at finde forklaringen eller løsningen - men derimod at tage det første lille skridt til en vedvarende kontakt. Det kan du gøre ved at anvende strukturen herunder. Det vigtigste er, at du forholder dig nysgerrig og åben for medarbejderens oplevelser.
-
Spørg ind til din medarbejder: ”Hvordan har du det i dag?"
-
Signaler forståelse, at du er der, og at du- når timingen er rigtig - ønsker en tidlig dialog, så I kan finde en god løsning ift. at medarbejderen kan komme tilbage på job: ”Når timingen er der for dig, håber jeg vi kan tale sammen, så vi kan finde en god løsning, ift. at du kan komme tilbage til os”
-
Spørg ind til, hvad du kan gøre lige her og nu: ”Hvad kan jeg gøre for at hjælpe dig lige nu og her?”
-
Gør opmærksom på muligheder for professionel hjælp (f.eks. sundhedsforsikring). Anbefal at din medarbejder tager forbi lægen: ”Hvad tænker du om at anvende sundhedsforsikringen eller gå til din egen læge?”
-
Berolig medarbejderen med, at han/hun ikke forsømmer sine opgaver: ”Der bliver taget hånd om dine arbejdsopgaver, og du skal blot fokusere på dig selv og på at få det bedre.”
-
Afhængigt af medarbejderens tilstand, kan du spørge til, om der er opgaver, der er vigtigere eller sværere end andre. ”Er der nogle af dine opgaver eller kunderelationer, der fylder hos dig, eller som du tænker, det ville være vigtigt, at jeg har et særligt blik for?
-
Aftal nyt tidspunkt for næste kontakt – evt. blot løs tidsramme f.eks. om en uge. ”Hvornår vil det passe dig, at vi taler sammen igen?”
Uformelle besøg på jobbet
Når medarbejderen er klar til det, kan det være gavnligt at besøge arbejdspladsen kort. Det kan have en positiv effekt ift. at bevare troen på en tilbagevenden samt oplevelsen af stadig at være en del af fællesskabet. Derudover er det nyttigt, når medarbejderen en dag skal vende tilbage, at der har været nogle interaktioner med arbejdspladsen siden sygemeldingen.
Aftal på forhånd:
- Henter du medarbejderen i receptionen, eller hvordan gør I ved ankomst?
- Hvilket lokale skal I sidde i?
- Er der en særlig kollega, som medarbejderen gerne vil have med?
- Vil medarbejderen gerne rundt og hilse på eller blot holde sig til jeres møde?
- Hvor lang tid skal mødet vare - hvad kan din medarbejder overskue?
Spørg ind til medarbejderen:
- Hvordan er det at være her igen?
- Er der noget, der er vigtigt for dig, at vi får gjort eller talt om, mens du er her?
- Hvordan har du oplevet dit forløb siden din sygemelding?
- Hvornår skal vi aftale at tale sammen igen, og skal det være tlf, mail eller fysisk møde herinde?
02: LÆG EN PLAN FOR TILBAGEVENDEN
Når din medarbejder er klar til at vende tilbage til arbejdet, skal I sammen lave en plan for tilbagevenden.
Den skal komme omkring praktiske forhold såsom antal timer og hvilke ugedage. Derudover er det også vigtigt, at I præciserer, hvilke typer af opgaver medarbejderen kan løse i den første tid. En delvis sygemelding kan være nyttig, såfremt det er afstemt mellem leder og medarbejder og kommunikeret til resten af teamet.
Hvilke opgaver kan medarbejderen løse?
Når I udarbejder en plan for tilbagevenden, er det afgørende, at I har et klart og fælles billede af, hvilke typer opgaver medarbejderen kan løse den første tid. I kan sammen inddele medarbejderens opgaver i de tre farvekategorier herunder - grønne, gule og røde opgaver.
Hvis I undlader beslutningen, overlades valget til medarbejderen selv – et valg medarbejderen sjældent er klar til at håndtere umiddelbart efter tilbagevenden fra en stress-sygemelding.
I bør derfor have en dialog om, hvilke opgaver medarbejderen oplever som hhv. grønne, gule og røde, da I formentlig vil have forskellige perspektiver på dette. I jeres dialog, er det vigtigt, at du respekterer medarbejderens perspektiv, da dette er afgørende for, om opgaven reelt hører til i grøn, gul eller rød.
Målet er ikke nødvendigvis, at medarbejderen kun får grønne opgaver. Det er i højere grad vigtigt, at blandingsforholdet mellem opgaverne i de forskellige farveinddelinger, tilpasses medarbejderens aktuelle tilstand. Til en start, kan medarbejderen fx have flest grønne og et par gule opgaver. Når medarbejderen begynder at opleve mere balance, kan planen justeres og evt. tilføres nye gule/røde opgaver.
Skabelonen herunder kan hjælpe med at kategorisere opgaverne. Men jeres samtale bør handle om de helt konkrete opgaver.
Huskeliste til genoptrapningsplanen
Hvad skal med i en optrapningsplan, når medarbejderen står overfor at skulle vende gradvist tilbage til sit arbejde?
Listen herunder hjælper dig med at sikre, at du kommer 'hele vejen rundt' i din dialog med din medarbejder. Tag gerne skemaet med, og kig sammen på, hvilke opgaver der kan falde i de forskellige kasser.
Husk, at du skal justere planen løbende - en tommelfingerregel vil typisk være ugentligt eller hver 14. dag på jeres 1:1 dialog.
Eksempel på en genoptrapningsplan
Arbejdstid: Hvornår skal medarbejderen arbejde? Hvor mange timer og hvornår på dag? Hvilke og hvor mange dage om ugen? Den kan være nyttigt at starte med to ugentlige fridage f.eks. tirsdag og torsdag.
Arbejdsopgaver: Hvilke typer af opgaver skal medarbejderen løse? Her kan I med fordel tage udgangspunkt i oversigten over grønne, gule og røde opgaver.
Relationer: Udover de konkrete arbejdsopgaver venter der sandsynligvis også en del relationer, som medarbejderen skal forholde sig til ved sin tilbagevenden.
Undersøg gerne hvilke relationer, der kan kræve ekstra ressourcer for medarbejderen, samt hvor der kan være potentielle udfordringer.
Fysisk placering: En del stressramte kan være overfølsomme for støj, lys eller andre kraftige sanseindtryk. Hvis medarbejderen plejer at sidde i storrumskontor, så undersøg muligheden for et lokale, medarbejderen kan gå til og fra ved behov for pauser. Måske kunne hjemmearbejdsdage også tænkes ind?
Information: Hvem skal vide hvad? Og hvem skal fortælle det? Sørg for, at du og din medarbejder har afstemt, hvad der meldes ud i teamet og evt. i organisationen.
Hvis medarbejderen skal have en chance for at holde sig til de aftalte opgaver, kræver det også, at resten af teamet ved hvornår og til hvad, de kan trække på personen.
Opfølgning: Det er afgørende, at I følger systematisk op, da planen næppe vil holde 100%. Hvordan passede planen til den virkelighed, som medarbejderen kom tilbage til? Hvad må justeres?
03: FØLG OP OG JUSTÉR PLANEN
Når medarbejderen er vendt gradvist tilbage, er det vigtigt, at I holder systematiske opfølgningssamtaler. Som tommelfingerregel gælder, at jo tidligere tilbagevenden, desto hyppigere opfølgningssamtaler. Ofte vil ugentlige samtaler være fornuftigt at starte med.
Du kan med fordel planlægge 5-6 uger frem med det samme, så I begge har dem i kalenderen. Samtalerne kan vare 20-30 min. men sæt gerne god tid af i din egen kalender.
Aftal tidspunktet med din medarbejder. F.eks. foretrækker nogle, at samtalen ligger sidst på ugen, mens andre helst ikke vil tidligt om morgenen, hvis de stadig har søvnbesvær.
Struktur for opfølgningssamtalen
Skabelonen til højre kan hjælpe dig med at målrette dialogen således, at I kommer omkring de opgaver, der påvirker medarbejderen mest.
Det er dog også vigtigt at undersøge, hvordan medarbejderen har det med de kollegiale relationer efter sin tilbagevendelse.
Medarbejderen kan med fordel forberede nogle af elementerne forinden.
Til selve samtalen noteres de aftaler, der indgås. Disse evalueres ved næste opfølgning og justeres eventuelt.
I kan have forskellige oplevelser og refleksioner om, hvad medarbejderen kan være klar til. Husk at bevare din nysgerrighed på medarbejderens perspektiv. På den måde sikrer I, at det bliver en god og meningsfuld plan.
04: LØBENDE DIALOG
Når medarbejderen er tilbage på fuld styrke, er det vigtigt, at I har løbende trivselsdialoger for at sikre, at de mønstre, der var til stede før sygemeldingen, ikke gentager sig. Samtidig kan I fastholde en proaktiv tilgang til medarbejderens trivsel ved at undersøge, hvad der bidrager til denne – også når det går godt.
De 6 veje til trivsel
Til dette formål kan I f.eks. tage udgangspunkt i 'de 6 veje til trivsel', da forskningen tegner et klart billede af, at disse er afgørende for at trives på sit arbejde.
Hvilke der er vigtigst for den enkelte medarbejder vil variere fra person til person samt over tid. Undersøg derfor, hvad der er vigtigst for din medarbejder lige nu.
Se mere om de 6 veje til trivsel her
05: HUSK RESTEN AF TEAMET
Hvordan påvirker den sygemeldtes fravær teamet? De øvrige medarbejdere er formentlig afhængige af den sygemeldtes leverancer. Du skal derfor skabe overblik over, hvordan du skal prioritere dine og teamets ressourcer.
- Bed hvert medlem i teamet om at liste de 3 vigtigste af den sygemeldtes opgaver, for at de eller andre (f.eks. kolleger, samarbejdspartnere, kunder) ikke bliver forsinkede.
- Spørg også efter begrundelse for, hvorfor netop disse 3 er de vigtigste – hvad er konsekvensen, hvis de udvalgte opgaver parkeres?
Indsæt informationen i kvadranten til højre. Dette giver dig et overblik over, hvordan du skal prioritere dine og teamets ressourcer.
Desuden kan modellen være god at vende med din egen leder, så du sikrer dig, at I har et fælles billede af de opgavemæssige prioriteringer.
Søger du mere inspiration?
Har du brug for ledersparring?
Sparring med en AS3 ledelseskonsulent er inkluderet i din virksomheds abonnement på EVI trivselsmåling.
Skriv direkte til vores trivselsrådgivning på mail Trivselsraadgiver@as3.dk - så ringer vi dig op.
